Dalam rangka menjaga kelestarian arsip KPU Kabupaten Yahukimo membuat alih media arsip. Proses ini bertujuan untuk mentransformasi dokumen-dokumen fisik yang rentan rusak menjadi format digital untuk memudahkan pengguna dalam mengakses dan mencari informasi secara cepat dan akurat.

Serliyance Mau selaku staf pada bagian kearsipan menjelaskan bahwa alih media arsip merupakan langkah strategis untuk mengamankan informasi penting yang tersimpan dalam bentuk fisik, seperti kertas. Arsip fisik memiliki keterbatasan usia dan mudah mengalami kerusakan fisik seperti sobek atau lapuk namun dengan adanya alih media ke format digital dapat dipastikan arsip-arsip akan terjaga dengan baik dan mudah diakses. Proses digitalisasi ini meliputi pemindaian (scanning) dokumen fisik untuk di ubah menjadi format digital (soft file) seperti PDF. Setiap arsip yang telah melewati proses pemindaian kemudian diberikan tanda air (watermark) bertuliskan "KOMISI PEMILIHAN UMUM" kemudian di daftarkan ke dalam sebuah basis data yang terstruktur.

Beberapa manfaat penting terkait alih media arsip:

1. Menjaga arsip dari kerusakan fisik dan kepunahan.
2. Memudahkan pencarian dan akses informasi bagi pengguna.
3. Melindungi data dari resiko kehilangan atau kerusakan.

Penerapan alih media arsip di KPU Kabupaten Yahukimo menjadi langkah strategis dalam meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas data. Melalui proses digitalisasi, arsip-arsip penting dapat tersimpan secara rapi, mudah dicari, dan lebih tahan terhadap risiko kerusakan fisik. Upaya ini juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran di lingkungan KPU Kabupaten Yahukimo.